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È un sistema di gestione documentale web-based integrato, realizzato per l’archiviazione elettronica su spazio cloud e la conservazione a norma dei documenti informatici, volto ad agevolare il processo di digitalizzazione in atto secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (art.44), garantendo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici
In particolare il sistema consente:
- L’organizzazione dei documenti in cartelle e fascicoli/sottofascicoli.
- La gestione dei collegamenti tra documenti (in modo da ricostruire la sequenzialità logica e temporale tra i documenti).
- Di avere la massima sicurezza dei processi lavorativi.
- L’accesso differenziato alle risorse in base al profilo degli utenti e ai loro uffici di appartenenza.
- Il sistema include le funzioni di protocollazione e gestione del protocollo informatico in conformità alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
- La parametrizzazione fino a 5 caselle di posta elettronica (tra peo e pec) utilizzate dall’istituzione scolastica, e di definire per ciascuna casella gli utenti abilitati alla consultazione della posta. In questo modo gli utenti abilitati possono importare all’interno del sistema le mail di interesse ed assegnarle agli uffici di pertinenza.
- L’invio di un documento per email a uno o piu destinatari sia per competenza che conoscenza, con la possibilità di inserire un testo di accompagnamento.
- L’eliminazione singola o cumulativa di mail che non si intende importare nel sistema di gestione documentale.
- La funzione di importazione delle fatture elettroniche, in qualsiasi formato disponibile (p7m, zip, xml) consente di caricare nel sistema le fatture elettroniche precedentemente scaricate dal SIDI, gestendo in automatico l’acquisizione di tutti i dati in esse contenuti.
- La funzione integrata di Firma Digitale Remota con OTP Display/Mobile di Aruba, consente di firmare digitalmente i documenti senza obbligare l’utente a installare software di firma o collegare dispositivi al computer.
- L’integrazione del sigillo elettronico qualificato (acquistabile separatamente) necessario per assicurare l’autenticità e integrità del file segnatura.xml di protocollo nello scambio di messaggi protocollati tra le pp.aa. e utile per apporre su file firmati digitalmente il “timbro” contenente la segnatura di procotollo, al fine di preservare la validità della firma digitale stessa.
- Consente la trasmissione dei fascicoli degli alunni e dei dipendenti alle altre scuole.
- La gestione dei Repertori di numero illimitato in base alle esigenze della scuola. Ad ogni documento inserito all’interno del Repertorio verrà attribuito un progressivo di registrazione per anno solare. È possibile effettuare la stampa di tutti i documenti associati al repertorio.
- La possibilità di creare una serie di modelli di documenti di uso frequente nella gestione documentale delle scuole (es. contratto, decreto, certificato, etc.) che una volta parametrizzati attraverso l’indicazione dell’origine (E/I), della classificazione, della tipologia documentale e degli uffici interessati a tali documenti, permetteranno in fase di creazione del documento di avere già compilati i campi precedentemente indicati nel modello scelto.
- La gestione del workflow dei documenti, con l’individuazione delle azioni da svolgere per ognuno di essi (es. protocollazione, firma del ds, invio ad albo….ecc.) man mano che verranno effettuate le azioni previste nel workflow, queste saranno visualizzate come eseguite fino al completamento del workflow e quindi alla sua chiusura.
- L’acquisizione automatica delle candidature agli avvisi di interpello da parte degli aspiranti inviate attraverso il portale Argo MAD-INTERPELLO.
Interazioni di Gecodoc con altri applicativi ARGO:
- Importa dall’Area Didattica l’anagrafica degli alunni, dei docenti, dei genitori e riceve le pagelle scolastiche per l’archiviazione nel relativo fascicolo personale dell’alunno, con possibilità di creare automaticamente il fascicolo qualora non sia stato precedentemente creato.
- Invia i documenti alla bacheca dell’Area Didattica (Docenti, ATA, Genitori e Alunni).
- Consente la pubblicazione di documenti sul sito della scuola, tramite Portale Scuola Cloud.
- Riceve da didUP il registro di classe, del professore e delle competenze.
- Importa da Bilancio web l’anagrafica e i dati relativi ai fornitori, crea automaticamente i fascicoli contabili relativi alle voci di entrata e di uscita di un determinato esercizio finanziario e ne riceve i documenti contabili (modelli di previsione, consuntivo ecc.)
- Trasmette gli atti a Albo Pretorio On-line e/o Amministrazione Trasparente per la successiva pubblicazione.
- Interagisce con Pagonline per l’archiviazione e la conservazione delle comunicazioni delle spese scolastiche all’Agenzia delle Entrate.
- Riceve da Argo Personale WEB le richieste di permesso, i contratti, i provvedimenti e i certificati di servizio per la protocollazione ed archiviazione.
- Riceve da Argo Magazzino i preventivi e gli ordini per la loro archiviazione.
Gecodoc gestisce il flusso documentale in maniera completa, fino alla Conservazione a norma dei documenti informatici, grazie all’integrazione con il sistema di conservazione Argo Conservazione (acquistabile separatamente). Un sistema sviluppato da Argo in conformità al dettato normativo (Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici), che consente:
- la trasmissione dei documenti prodotti e o acquisiti da Gecodoc (anche in automatico, attivando l’apposita funzionalità);
- la ricerca e l’esibizione dei documenti;
Argo Software, in qualità di Conservatore iscritto al Marketplace per i servizi di conservazione di AgID, ha le competenze necessarie per gestire il processo di conservazione su delega del Responsabile della Conservazione delle scuole.